Analyseer uitgebreid de bedrijfskosten alvorens je optimaliseert

Begin met het grondig doorlichten van de uitgaven, verbruiken en noden van je bedrijf om gebieden te identificeren waar je de bedrijfskosten kan verlagen of optimaliseren. Zoek naar inefficiënties, redundanties en mogelijkheden voor kostenconsolidatie.

Stap 1: Verzamel gegevens

Verzamel alle relevante gegevens met betrekking tot de indirecte kosten van je onderneming. Zorg ervoor dat je toegang hebt tot nauwkeurige financiële gegevens over een bepaalde periode, bijvoorbeeld een kwartaal of een jaar.

1. Identificeer relevante bronnen: Bepaal welke bronnen en documenten informatie bevatten over de kosten van je onderneming. Dit kunnen onder andere inkoopfacturen, bonnen, loonadministratie, creditcardafschriften, contracten met leveranciers en andere financiële documenten zijn.

2. Verzamel gegevens over een bepaalde periode: Kies een specifieke periode waarvoor je de kostenanalyse wilt uitvoeren. Dit kan een maand, kwartaal of jaar zijn, afhankelijk van wat het meest relevant is voor je analyse.

3. Verzamel gegevens van verschillende afdelingen: Zorg ervoor dat je gegevens verzamelt van alle relevante afdelingen binnen je onderneming. Indirecte kosten kunnen zich verspreiden over verschillende gebieden, zoals telecom vaak verwikkeld zit in IT.

4. Organiseer de gegevens: Maak een gestructureerd systeem om de verzamelde gegevens te organiseren. Dit kan een fysieke map, een digitaal dossier of een boekhoudsoftware zijn, afhankelijk van je voorkeur en het volume van de gegevens.

5. Wees nauwkeurig en volledig: Zorg ervoor dat je alle relevante kosten vastlegt. Kleine kostenposten kunnen oplopen en het uiteindelijke beeld vertekenen als ze worden verwaarloosd. Wees nauwkeurig en volledig in het vastleggen van zelfs de kleinste uitgaven.

6. Houd rekening met verschillende kostensoorten: Indirecte kosten kunnen variëren van facility kosten tot personeelskosten en bepaalde operationele kosten. Belangrijke andere bedrijfskosten die je niet mag verwaarlozen zijn kosten gerelateerd aan je energie, afval, telecom, HR; transport; verpakkingen en IT. Zorg ervoor dat je een breed scala aan kostensoorten in overweging neemt.

7. Controleer de gegevens op nauwkeurigheid: Voordat je verder gaat naar de analyse, controleer je de verzamelde gegevens op eventuele fouten of onnauwkeurigheden. Dit helpt bij het waarborgen van de betrouwbaarheid van je uiteindelijke analyse.

Stap 2: Categoriseer kosten

Verdeel de verzamelde kosten in verschillende categorieën om een duidelijk beeld te krijgen van waar de uitgaven naartoe gaan. Dit kan bijvoorbeeld IT-kosten, kantoorbenodigdheden, facility, brandstof, reclame en meer omvatten.

1. Identificeer belangrijke kostengebieden: Bekijk de gegevens die je hebt verzameld en identificeer de belangrijkste gebieden waar kosten worden gemaakt.

2. Maak duidelijke categorieën: Creëer specifieke categorieën voor alle belangrijk kostengebieden die je hebt geïdentificeerd. Zorg ervoor dat de categorieën duidelijk en begrijpelijk zijn, zodat iedereen die de analyse bekijkt, een goed overzicht heeft van de kostenverdeling. Denk bijvoorbeeld aan facilitykosten, HR kosten, energie, financiële kosten en meer.

3. Wijs kosten toe aan categorieën: Ga door de verzamelde gegevens en wijs elke individuele kostenpost toe aan de bijbehorende categorie. Dit kan inhouden dat je facturen, bonnetjes en andere documenten doorneemt om te bepalen waar elke uitgave hoort. Onder facility kosten kan je bijvoorbeeld kosten als afval, cleaning, keuringe en security beschouwen. Bepaal dit zelf maar communiceer alles met je collega's.

4. Houd rekening met subcategorieën: Binnen elke hoofdcategorie kunnen er subcategorieën zijn die verdere inzichten bieden. Bijvoorbeeld, binnen de categorie marketingkosten kun je subcategorieën hebben zoals online advertenties, evenementen, drukwerk, enzovoort. Deze subcategorieën helpen bij het verfijnen van je analyse en het identificeren van specifieke gebieden voor optimalisatie. Bij telecomkosten heb je dan weer mobiele telefonie, vaste telefonie, Voice Over IP, datalijnen, Machine to Machine (M2M) en nog meer.

5. Gebruik software of tools: Afhankelijk van de omvang van je onderneming en de complexiteit van je kostenstructuur, kan het handig zijn om software of tools te gebruiken om de kosten te categoriseren en bij te houden. Dit kan het proces versnellen en ervoor zorgen dat je geen kosten over het hoofd ziet.

Stap 3: Identificeer patronen en trends

Analyseer de gegevens om patronen en trends te ontdekken. Zijn er maanden waarin de kosten hoger zijn dan normaal? Zijn er specifieke kostenposten die steeds terugkeren? Dit helpt je begrijpen waarom kosten variëren en waar mogelijke optimalisatiemogelijkheden liggen.

1. Gegevensvisualisatie: Gebruik grafieken, diagrammen en andere visuele hulpmiddelen om de kostengegevens visueel voor te stellen. Dit kan helpen om patronen en trends sneller te herkennen.

2. Vergelijk maanden of kwartalen: Vergelijk de kosten van verschillende maanden of kwartalen om te zien of er duidelijke pieken of dalen zijn. Kijk naar seizoensinvloeden of specifieke gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op de kosten.

3. Identificeer uitschieters: Zoek naar kosten die aanzienlijk hoger of lager zijn dan gemiddeld. Dit kunnen incidentele uitgaven zijn, maar het kan ook wijzen op inefficiënties die moeten worden aangepakt.

4. Analyseer kostenverhogingen: Als je kosten in de loop van de tijd zijn gestegen, probeer dan de oorzaak te achterhalen. Was er een toename van de vraag, stegen leveranciersprijzen of waren er andere factoren die van invloed waren?

5. Zoek naar cyclische patronen: Sommige kosten kunnen cyclische patronen vertonen, zoals maandelijkse, jaarlijkse of seizoensgebonden schommelingen. Identificeer deze patronen om beter te begrijpen hoe kosten evolueren.

6. Relatie met bedrijfsactiviteiten: Probeer patronen te identificeren die verband houden met specifieke bedrijfsactiviteiten. Zijn er kosten die toenemen na lancering van nieuwe producten, marketingcampagnes of andere belangrijke evenementen?

7. Vergelijk met externe factoren: Kijk of er externe factoren zijn die van invloed kunnen zijn op kostenpatronen, zoals veranderende marktomstandigheden, economische schommelingen of regelgevende wijzigingen.

8. Kritische evaluatie: Na het identificeren van patronen, evalueer je of deze patronen logisch zijn en overeenkomen met je bedrijfsactiviteiten. Soms kunnen schijnbare patronen toevallig zijn en geen werkelijke betekenis hebben.

Stap 4: Vergelijk met benchmarks

Vergelijk je kosten met benchmarks in je branche. Hierdoor kun je zien hoe jouw indirecte kosten zich verhouden tot vergelijkbare bedrijven. Als je boven het gemiddelde zit, kan dit een aanduiding zijn dat er ruimte is voor verbetering.

1. Identificeer relevante benchmarks: Zoek naar benchmarks die specifiek zijn voor jouw branche en grootte van je onderneming. Dit kunnen brancheverenigingen, sectorrapporten, financiële publicaties en andere bronnen zijn die vergelijkbare bedrijven analyseren.

2. Verzamel benchmarkgegevens: Verzamel de benodigde benchmarkgegevens die betrekking hebben op de indirecte kosten van vergelijkbare bedrijven. Dit kan gemiddelde kosten per categorie of sectorbrede kostenratio's omvatten.

3. Vergelijk kostenratio's: Vergelijk je eigen kostenratio's (bijvoorbeeld de verhouding van marketingkosten tot totale omzet) met de gemiddelde kostenratio's in de branche. Dit kan je helpen om te zien of je boven het gemiddelde zit en waar eventuele afwijkingen liggen.

4. Identificeer verschillen en overeenkomsten: Analyseer de verschillen en overeenkomsten tussen je eigen kosten en de benchmarks. Zijn er specifieke kostenposten waar je aanzienlijk boven of onder de benchmarks zit? Wat zijn de mogelijke redenen hiervoor?

5. Leer van best practices: Identificeer bedrijven die goed presteren in termen van kostenbeheersing en efficiency. Onderzoek welke best practices zij volgen en overweeg of je vergelijkbare strategieën kunt implementeren.

6. Zoek naar afwijkingen: Als je kosten significant hoger zijn dan de benchmarks, zoek dan naar mogelijke redenen voor deze afwijkingen. Dit kunnen inefficiënte processen, te hoge uitgaven of andere factoren zijn die moeten worden aangepakt.

7. Stel realistische doelen: Gebruik de benchmarkgegevens om realistische doelen voor kostenoptimalisatie vast te stellen. Het doel is niet om altijd onder het gemiddelde te zitten, maar om kosten in lijn te brengen met de efficiëntie en prestaties van vergelijkbare succesvolle bedrijven.

8. Blijf up-to-date: Houd regelmatig contact met benchmarkgegevens, aangezien marktomstandigheden en industrietrends kunnen veranderen. Blijf leren van andere bedrijven en pas je strategieën indien nodig aan.