Veel bedrijven onderschatten nog de impact van een goede indirect spend manager. Iemand die zich focust op de opvolging en optimalisatie van de indirecte kosten van het bedrijf.

Onder de indirecte kosten verstaan we de kosten die niet aan de bedrijfkritische activiteiten gelinkt worden en we daarom doorgaans in de klasse 61 van de boekhouding terugvinden. Denk bijvoorbeeld aan brandstof, energie, facility, HR-kosten, telecom en fleetkosten.

Waar de indirecte kosten geen invloed hebben op je kernactiviteiten, hebben ze wel een aanzienlijke invloed op je bedrijfsresultaat. Net als bij elke andere kost is de theorie simpel: kosten verlagen betekent winst verhogen.

Het voordeel om de indirecte kosten te verlagen

Indirecte kosten verlagen, hoeft geen rechtstreekse invloed te hebben op je bedrijfsprocessen. Je kan quick wins realiseren door huidige samenwerkingen, modules en tarieven te optimaliseren zonder de dienstverlening aan te passen. Onze indirect spend managers zoeken dagelijks, op vraag van klanten, naar besparingen die niet nadelig zijn voor de bestaande servicevoorwaarden en die geen (grote) administratieve kosten met zich mee zullen brengen. Met andere woorden: besparingen realiseren, gebaseerd op je letterlijk verbruik én zonder te veranderen van leverancier.

Met quick wins duiden we op de snelle besparingen waarvoor je intern geen grote aanpassingen hoeft door te voeren en waarvoor je niet veel tijd verliest en geen grote investeringen moet maken.

Besparen kan je bij huidige, maar ook bij nieuwe leveranciers. Uit onze analyses kan bijvoorbeeld blijken dat een verandering van leverancier beter is voor de klant. Beter voor de prijs én de dienstverlening.

Omdat we dagelijks met verschillende leveranciers aan tafel zitten, weten we al snel welke leveranciers het beste passen bij welke bedrijven. Het gebeurt dan ook regelmatig dat we merken dat een bepaalde klant beter geholpen zou worden door een andere leverancier.

Met onze hulp evalueert de klant vervolgens of het voordeel van een verandering van leverancier groot genoeg is. Vinden ze het de moeite om de markt open te verkennen, helpen we de klant in dit volledige proces. Van onderhandeling met de diverse leveranciers en eventuele uitvoering, tot de controle van een correcte implementatie. We werken echter nooit met mandaten. De klant neemt altijd zelf de eindbeslissing.

Toch zien veel bedrijven het belang niet in van een (periodieke) optimalisatie van hun indirecte kosten. Uit ervaring merken we dat dit louter komt door onwetendheid. De meesten hebben geen tijd om hun indirecte kosten te monitoren, laat staan de middelen om er iemand fulltime voor aan te werven. Hierdoor ontbreekt het besef hoeveel impact de besparingen en de juiste keuze van diensten (bij huidige of nieuwe leveranciers) op je bedrijf kunnen hebben.

De indirect spend manager van Spendless ontzorgt

De meeste bedrijven schakelen in eerste instantie onze hulp in om via een audit besparingen te realiseren op korte termijn. Wij analyseren alle indirecte kosten, vergelijken de kosten en optimaliseren waar mogelijk. Onze klanten krijgen uitgewerkte adviesplannen en offertes en kiezen zelf welke besparingen ze willen uitvoeren.

Een audit is een momentopname en biedt ons de mogelijkheid om bedrijven te adviseren hoe ze nu, op korte termijn, kunnen besparen. Veel kosten worden echter beïnvloed door allerlei (externe) parameters waaronder markttendensen, evoluties en eigen bedrijfsgroei. Daarnaast moeten de voorwaarden en nieuwe contracten van de meeste kosten bij contracteinde altijd opnieuw onderhandeld worden. Denk bijvoorbeeld aan energie en printer contracten.

Het blijft dus belangrijk om de indirecte kosten op elk moment te monitoren en dan te toetsen aan de gangbare tendensen zodat je altijd een “beste koop” kan doen. Hiermee verwijzen we naar de tarieven en modules die op dat moment het beste aanleunen naar je huidige noden en verbruiken. En naar de zekerheid dat je nooit meer betaalt dan een marktconforme prijs.

Om de indirecte kosten op te volgen en periodiek op de juiste momenten te optimaliseren heb je ervaring en tijd nodig. Daarom vragen veel bedrijven onze hulp op lange termijn. Hiervoor werken we met een abonnement.

Via een abonnement met Spendless krijg je voor een bepaald aantal uren per week de hulp van één van onze indirect spend managers. Standaard analyseert hij of zij elk jaar alle kosten om pro actief besparingsinitiatieven te adviseren en eventueel door te voeren. Alle contracten worden bij contracteinde heronderhandeld met huidige en/ of nieuwe leveranciers. Je kan ons ons op elk moment inschakelen voor analyses, onderhandelingen en zelfs supportoplossingen.

Omdat onze vergoeding via een vaste fee op voorhand bepaald wordt, kan de indirect spend manager ook niet-besparing gerelateerde projecten opstarten. Denk bijvoorbeeld aan de studie voor laadpalen, device management en spot buying.

Wil je meer weten over onze mogelijkheden en verschillende abonnementen? Stuur dan gerust een e-mail naar info@spendless.be of bel ons op 055/75 75 50.