In deze blog schetsen we het belang van onze Telecom Expense Management (TEM) tool myTelecom voor (middel)grote bedrijven.

Wat is TEM?

Telecom Expense Management (TEM) verwijst naar het beheer van je telecomkosten. Ondernemingen die hun telecomkosten niet (goed) beheren weten niet altijd waarvoor ze exact betalen. Telecomkosten kunnen snel oplopen en moeten bijgevolg, net als andere kosten, goed gemonitord en gecontroleerd worden.

Het doel van TEM is inzicht creëren in de kosten, deze begrijpen en bijsturen indien nodig door telecomdata te managen, interpreteren en visualiseren.

Met een TEM tool win je tijd en kan je heel accuraat de kosten monitoren, controleren en rapporteren met als uiteindelijke doel nooit te veel te betalen voor je telecom.

Met de telecomkosten duiden we alles aan: mobiele telefonie, vaste telefonie, datalijnen, M2M (machine to machine), telefooncentrales, … noem maar op. Het is belangrijk om de telecomkosten steeds in z’n geheel te bekijken.

Tijdswinst door automatische datamining

Als je alle telecomdata manueel verzamelt, selecteert en controleert, verlies je veel tijd. Daarom is het belangrijk om een TEM tool te gebruiken die de datamining van je telecomkosten automatiseert. myTelecom van Spendless is zo’n tool.

Door telecomdata te importeren in de tool myTelecom creëer je de mogelijkheid om rapporten op maat te maken zodat je inzicht krijgt in je letterlijk verbruik en je daar aan gekoppelde kost. myTelecom verwerkt maandelijks de roughdata van telecomfacturen. Dit zijn CDR-bestanden van de provider in een leesbaar formaat zoals CSV.

Automatische controle van telecomkosten

Net als bij andere kosten, moeten telecomfacturen gecontroleerd worden op fouten en onregelmatigheden. Jammer genoeg is dit niet zo gemakkelijk door de vele regels in een telecomfactuur. Daarnaast worden zo’n fouten problematisch in de zin dat, indien ze niet worden vastgesteld door het bedrijf, deze meestal maandelijks zullen terugkomen en recurrent worden.

We merken op dat nog veel bedrijven hun telecomfacturen manueel via Excel bestanden controleren. Voor een grote onderneming is het handmatig controleren van elke fysieke factuur echter verleden tijd. Dit is tijdrovend en nooit zo doeltreffend als een digitale tool.

Via de TEM-softwaretool myTelecom voer je met een regel gebaseerd systeem controles automatisch uit. Dit wil zeggen dat alle afgesproken prijzen, kortingen, extra kosten, … die in je contract zijn gestipuleerd, via de tool, omgezet worden in regels. Op deze manier kan de tool periodiek (bij elke factuur) de aangerekende kosten matchen met de regels van het contract. De telecomfactuur wordt als het ware herrekend. Dit kan je doen voor de huidige en toekomstige facturen, maar ook voor de facturen van vorige maanden/ jaren.

De telecom adviseur van Spendless houdt via myTelecom elke maand de telecomkosten van de onderneming in de gaten. Dit met als doel om overmatig verbruik, fouten in facturen, nieuwe technologieën, third party kosten, niet actieve nummers enzovoort te communiceren naar de klant. Vervolgens geeft hij of zij telecom advies: bundels verhogen en verlagen (mobiele telefonie), fouten crediteren, bekijken hoe je oude technologie kostenefficiënt kan vernieuwen, ... We laten je weten als contracten van datalijnen, SIP’s, telefooncentrales, mobiele telefonie e.a. hernieuwd moeten worden en starten bij goedkeuring de onderhandelingen. 

Onze klanten krijgen ook een eigen login voor myTelecom om hun telecomkosten te raadplegen en op te volgen.

Automatische rapportering van telecomkosten

Met myTelecom kan je automatisch rapporten creëren van verschillende telecomkosten en telecomparameters. Sommige kosten kan je zelf op eender welk moment raadplegen, andere rapporten moet je aan de telecom adviseurs vragen. De gebruikersrapporten voor je mobiele telefoniekosten die je zelf kan raadplegen zijn o.a. het functierapport, kostenplaatsrapport, vestigingsrapport, gebruikerslimieten, dataverbruik, jaarrapport, topgebruikers, third party kosten, splitrapport, …

Bepaalde rapporten kunnen ook uitgestuurd worden naar de werknemers. Denk maar aan verbruiksrapporten en andere om medewerkers te sensibiliseren. Neem met ons contact op als je meer informatie wilt ontvangen over alle mogelijke rapporteringen. De IT’ers van Spendless kunnen ook gemakkelijk een rapport op maat maken.

De beste telecomcontracten en tarieven met je huidige en met nieuwe providers

De telecomadviseur helpt, naast de opvolging van de telecomkosten ook met de onderhandeling van de telecomkosten en contracten. Spendless analyseert dagelijks telecomkosten van verschillende bedrijven en onderhandelt wekelijks contracten met alle providers. Zo kunnen we garanderen dat je als bedrijf steeds de tarieven krijgt die je verdient. De beste prijzen gebaseerd op je verbruik en noden.

We geven onafhankelijk telecom advies en tonen je hoe je de telecomkosten kan verlagen bij zowel je huidige provider als bij een nieuwe provider. De meeste bedrijven willen niet zomaar veranderen van provider. Zij worden dan geadviseerd hoe ze kunnen besparen op de telecomkosten bij hun huidige provider.