Deel 1: Hoe breng ik mijn bedrijfskosten in kaart?

Elke kost kan een positieve of negatieve impact hebben op je bedrijfsresultaat. Alvorens je bepaalt hoe je indirecte kosten kan optimaliseren en verlagen, is het belangrijk die bedrijfskosten in kaart te brengen. In deze blog leggen we je op een eenvoudige manier uit hoe je indirecte kosten in kaart kan brengen en kan verlagen.

1.    Bekijk alle indirecte kosten

We merken nog maar al te vaak op dat ondernemers en verantwoordelijken te weinig aandacht besteden aan kosten met relatief lage jaaromzetten. Onderschat nooit de impact van een kost en bekijk alle indirecte kosten.

2.    Analyseer je contract

Houd een overzicht van al je contracten zodat je gemakkelijk weet welke tarieven en voorwaarden afgesproken zijn. Veel ondernemingen hebben voor verschillende kosten verschillende verantwoordelijken. Zorg ervoor dat je intern goed communiceert en afstemt wie wat, wanneer en met wie afgesproken heeft. Het doel is eenvoudig: kom niet voor verrassingen te staan!

3.    Analyseer je factuur

Het is belangrijk om je kosten te monitoren door regelmatig (bij voorkeur maandelijks) je facturen te controleren. Iedereen kan wel eens een foute factuur opsturen of zich missen met kortingen en andere voorwaarden; ook je leverancier. Krijg een beeld van je letterlijk verbruik door je parameters te analyseren en houd dit bij. Zo kan je later gemakkelijk optimaliseren en besparingen realiseren. Je weet namelijk al wat je nodig hebt.

4.    Vergelijk je contract en facturen

Hoe weet je dat je goede prijzen hebt? Door te vergelijken en de markt te verkennen. Vertrouw niet blindelings op elke verkoper die beweert dat net jij de beste prijs krijgt.

Vergelijk minstens jaarlijks je maandelijkse facturen:

Zoek naar evoluties in je facturen en bepaal oorzaken.

Stel jezelf de vraag: In welke maand(en) was m'n factuur veel groter en hoe komt dit?

Vergelijk de eenheidsprijzen per parameter met andere leveranciers:

Verken regelmatig de markt en vraag offertes op aan verschillende leveranciers.

Stel jezelf de vraag: Betaal ik voor hetzelfde evenveel bij een andere leverancier?

Vergelijk de eenheidsprijzen per parameter met gelijkaardige bedrijven:

Het is mogelijk dat een gelijkaardig bedrijf (gebaseerd op een gelijkaardig verbruik), voor éénzelfde dienst, betere prijzen krijgt van dezelfde leverancier. Probeer gelijkaardige bedrijven aan te spreken en kijk of jullie evenveel betalen of niet.

Stel jezelf de vraag: Kan ik betere prijzen krijgen van m'n huidige leverancier?

Pols ook eens bij onafhankelijke bedrijven naar hun kennis over marktconforme prijzen. Veel consultants, waaronder de collega's van Spendless, kunnen achter de schermen kijken van andere bedrijven en kennen de mogelijkheden per kost.