Hoe onze externe Spend Managers Seris Technology structureel ondersteunen bij de optimalisatie van kritische kosten

Een externe Spend Manager als procurementpartner voor de opvolging, optimalisatie en onderhandeling van kritische kosten.

Seris Security en Spendless werken al sinds 2016 samen. Wat begon met een samenwerking rond telecomoptimalisatie, is doorheen de jaren uitgegroeid tot een brede en structurele samenwerking rond kostenoptimalisatie, procurement en spend management.

Van telecomoptimalisatie naar structureel spend management van directe kosten

Seris Technology, onderdeel van Seris Security, zorgt voor de technologische ondersteuning van innovatieve beveiligingsconcepten, zoals geavanceerde systemen voor toegangscontrole, inbraakdetectie en camerabewaking.

De samenwerking tussen Seris Security en Spendless startte in 2016 met myTelecom. Via het platform worden de telecomkosten maandelijks opgevolgd en geanalyseerd, waarna de kosten en contracten periodiek worden geoptimaliseerd. Deze samenwerking loopt vandaag nog steeds en zorgt al jarenlang voor een continue opvolging van de telecomuitgaven.

In 2023 werd de samenwerking verder uitgebreid met een no cure no pay-audit van de indirecte kosten. Spendless lichtte daarbij de verschillende indirecte kostencategorieën, contracten en leveranciers door en identificeerde mogelijkheden voor optimalisatie en besparing. Waar opportuun werden de onderhandelingen opgestart en optimalisaties uitgevoerd.

De huidige samenwerking gaat nog een stap verder. Voor Seris Security neemt Spendless vandaag als externe Spend Manager een structurele procurementrol op voor een aantal kritische kostencategorieën, waaronder bepaalde directe kosten die rechtstreeks verband houden met de activiteiten van de organisatie.

Spendless neemt gedurende meerdere jaren een deel van de procurementfunctie op zich. Twee dagen per week werken onze Spend Managers actief op de dossiers en staan ze in voor de opvolging, analyse en optimalisatie van de betrokken kosten en contracten, maar ook voor benchmarking, leveranciersmanagement en onderhandelingen.

Het resultaat: een langdurige samenwerking die is geëvolueerd van de optimalisatie van één specifieke kostencategorie naar structureel spend management van kritische kosten.

Interview met Peder Wessel, Finance Director SERIS Technology, over de samenwerking met Spendless

Hoe het was vóór de samenwerking

Wat was de aanleiding om jullie kosten en contracten te laten doorlichten?
De directe aanleiding was het ontbreken van een interne aankoopmanager binnen ons bedrijf. We wilden er desondanks wel zeker van zijn dat we marktconforme tarieven betaalden zonder in te boeten op kwaliteit.

Hoe volgden jullie die kosten daarvóór op? En waar liep dat spaak?
Voorheen gebeurde de opvolging intern via onze reguliere controleprocessen. Dat liep voornamelijk spaak op een gebrek aan tijd en specifieke marktkennis. Het doorspitten van kleine lettertjes en verborgen clausules in contracten vergt een expertise en een tijdsbesteding die je er intern niet zomaar bij neemt.

Had je zelf al iets geprobeerd voor je met ons in zee ging? Wat maakte dat het niet lukte of niet vooruitging?
We hadden zelf nog maar weinig getracht om rechtstreeks met leveranciers te onderhandelen. Dit leverde destijds te weinig resultaat op, omdat grote leveranciers vaak starre tarieven hanteren tenzij je beschikt over de juiste benchmarkcijfers en onderhandelingstechnieken.

De keuze voor Spendless

Hoe ben je bij Spendless terechtgekomen?
Wij zijn met Spendless in contact gekomen via een eerdere kennismaking van onze CFO.

Welke twijfel of bedenking had je vooraf? En hoe is dat uiteindelijk uitgedraaid?
Vooraf is er altijd de gezonde scepsis of zo’n doorlichting daadwerkelijk toegevoegde waarde oplevert, of dat het louter extra administratie met zich meebrengt. Die twijfel bleek onterecht: de samenwerking verliep uiterst efficiënt en de maandelijkse fee verdiende zichzelf vlot terug.

Wat gaf de doorslag om er toch mee door te gaan?
De pragmatische en transparante aanpak tijdens de eerste verkennende gesprekken, in combinatie met hun bewezen expertise in kostenaudits binnen ons domein.

De samenwerking

Hoeveel tijd heeft dit jou en je team gekost? Viel dat mee of tegen tegenover wat je had verwacht?
Dit heeft ons verrassend weinig tijd gekost. Nadat we de initiële contracten en facturen hadden overgedragen, nam Spendless vrijwel al het werk uit handen. Het viel dus reuzemee ten opzichte van onze verwachtingen.

Is er iets in onze manier van werken dat je is bijgebleven, of dat anders liep dan je gewend bent van externe partijen?
De proactieve communicatie en de absolute focus op ontzorging. Waar andere partijen vaak rapporten opleveren waar je zelf mee aan de slag moet, neemt Spendless de operationele opvolging écht voor haar rekening én vinden ze proactief een oplossing voor nieuwe problemen.

We hebben ook sommige onderhandelingen samen gedaan. Hoe heb je die rol ervaren en had je die gesprekken zelf anders gevoerd?
De rol van Spendless tijdens de onderhandelingen was zeer constructief. Dankzij hun markt- en benchmarkkennis stonden we veel sterker aan de onderhandelingstafel. Zelf hadden we die gesprekken nooit zo scherp en doeltreffend kunnen voeren.

Wat het heeft opgeleverd

Wat is het concrete resultaat?
De doorlichting heeft geleid tot een structurele besparing van een aanzienlijk jaarlijks bedrag, zónder dat we kwalitatief hebben moeten inleveren. Bovendien hebben we hierdoor de loonkost van een voltijdse interne aankoopmanager uitgespaard.

Wat heeft het opgeleverd dat niet in euro’s uit te drukken is?
Absolute gemoedsrust en een helder, up-to-date overzicht van al onze lopende contracten en verplichtingen. We weten nu zeker dat onze overeenkomsten marktconform zijn.

Is er iets naar boven gekomen waarvan je niet wist dat het er was?
Niet direct onverwachte zaken, maar we zijn ons nu wel veel bewuster geworden van de specifieke volumeclausules in de contracten met onze leveranciers.

Tot slot

Stel: een collega uit een andere organisatie vraagt je “is dat de moeite waard?” Wat antwoord je?
Absoluut. Het kost je team amper tijd, het levert gegarandeerd waardevolle inzichten op en de structurele besparingen wegen ruimschoots op tegen de maandelijkse kost.