Hoe Colmar via onze no cure no pay audit meer dan 30% bespaart op afvalkosten
Van interne kennis en tijdsgebrek naar concrete besparingen op contracten en leveranciers. Colmar schakelde Spendless in voor een no cure no pay audit van de indirecte kosten.
Colmar Group is een Belgisch familiebedrijf, opgericht in 1957 en vandaag met trots geleid door de derde generatie. Al meer dan 65 jaar ontvangt Colmar zijn gasten in zijn restaurants met dezelfde insteek: lekker eten, warme gastvrijheid en een ontspannen sfeer voor iedereen.
Vandaag doet Colmar beroep op Spendless voor de analyse en optimalisatie van verschillende contracten, waaronder facility-, telecom- en non-foodcontracten voor Colmar NV & voor Crocodile SAS. Spendless onderzoekt de bestaande kosten en contractvoorwaarden, vergelijkt deze met de markt en ondersteunt waar relevant bij onderhandelingen met leveranciers, dit allemaal via een no cure no pay besparingsaudit.
Aan het woord
David Van den Weghe, CEO Colmar Group
Dit klantverhaal is gebaseerd op een interview met David Van den Weghe, CEO van Colmar Group.
Waarom liet Colmar de kosten en contracten analyseren?
De samenwerking met Spendless ontstond na het vertrek van een collega die verschillende contracten en dossiers beheerde. Met het vertrek ging niet alleen ervaring verloren, maar kwamen de dossiers ook bij een collega terecht die deze expertise nog moest opbouwen.
Tegelijk waren verschillende contracten al jarenlang lopend. Het waren niet noodzakelijk de grootste kostenposten, maar wel contracten die opnieuw kritisch bekeken konden worden.
In de praktijk werd er bij verlenging vaak opnieuw voor de bestaande leverancier gekozen. Niet omdat die noodzakelijk de beste optie was, maar omdat de tijd ontbrak om de markt opnieuw te onderzoeken.
“Er werd te vaak beroep gedaan om te verlengen bij de bestaande leverancier, in plaats van, hoe klein of groot het contract is, de markt in te gaan en te kijken wat er mogelijk is.”
Tijdgebrek staat vaak in de weg van kostenoptimalisatie
Contracten grondig analyseren, alternatieven onderzoeken en leveranciers onderhandelen vraagt tijd. En net die tijd is er binnen een organisatie niet altijd.
“Tijdsgebrek maakt dat je er te weinig aandacht aan geeft, want er zijn doorheen de dagelijkse job andere prioriteiten die aandacht vragen.”
Daarom schakelde Colmar Spendless in als externe expertise. Zo konden verschillende dossiers opnieuw worden bekeken zonder dat daarvoor intern extra capaciteit nodig was.
Spendless in drie woorden:
Proffesionele aanpak & doortast
Waarom een no cure no pay besparingsaudit opstarten met Spendless?
Colmar had eerder al contact met Spendless gehad. Toen bleef het bij enkele vrijblijvende gesprekken. Na het vertrek van de collega werd het contact opnieuw opgenomen en werden verschillende dossiers concreet aangepakt.
De samenwerking startte met een besparingsscan van verschillende kosten en contracten. Daarbij wordt onderzocht waar mogelijke besparingen en optimalisaties zitten. Op basis daarvan kunnen concrete dossiers verder worden onderzocht en onderhandeld.
Bij een No Cure No Pay audit wordt Spendless vergoed op basis van de gerealiseerde besparing. Daardoor hoeft een bedrijf niet vooraf te bepalen welke contracten uiteindelijk een besparing zullen opleveren: eerst wordt onderzocht waar de mogelijkheden liggen, waarna Spendless helpt om die opportuniteiten te realiseren.
Voor Colmar was die eerste scan belangrijk om te kunnen beoordelen welke mogelijkheden er daadwerkelijk waren.
“Ik werd overtuigd door de eerste scan waarmee ze concrete voorbeelden of ervaringen delen. Hiermee plannen we samen de aanpak om besparingen te realiseren.
Dat betekende ook dat Colmar contracten en cijfers moest delen. Vertrouwen is daarbij volgens David Van den Weghe een belangrijke voorwaarde.
“Het is een kwestie van vertrouwen om uw cijfers en contracten te delen, wat de mogelijke belemmering is. Anderzijds; zonder cijfers of contracten kan er niet gestart worden.”
Hoeveel tijd kostte de samenwerking intern? Spendless neemt de lead, Colmar blijft betrokken
Volgens Colmar bleef de interne tijdsinvestering beperkt.
Spendless neemt de lead in de gesprekken en de planning. Colmar zorgt samen met de betrokken collega’s voor de nodige informatie en sluit aan wanneer dat relevant is.
Ook bij onderhandelingen wordt bewust samengewerkt. De kennis van Colmar over de eigen organisatie en leveranciers wordt gecombineerd met de expertise en onderhandelingsaanpak van Spendless.
“Er is een goede dynamiek naar een leverancier waar je samen de gesprekken voert. Ik geloof anders niet dat je een succes kan hebben mocht dit anders gebeuren.”
Meer dan 30% besparing op een afvalcontract in Frankrijk
Een van de concrete resultaten werd gerealiseerd bij de vernieuwing van het afvalcontract voor de restaurants van Colmar (Crocodile) in Frankrijk. Voor 13 restaurants werd een besparing van meer dan 30% tegenover het bestaande contract gerealiseerd.
Dat toont volgens Colmar aan dat ook contracten die op het eerste gezicht geen grote kostenpost vormen, interessant kunnen zijn om opnieuw tegen de markt te houden. Een contract dat jarenlang loopt en telkens wordt verlengd, betekent immers niet automatisch dat de voorwaarden nog steeds optimaal zijn.
Niet alleen een financiële besparing
Naast het financiële resultaat levert de samenwerking ook iets anders op: expertise en rust. Door Spendless mee naar de dossiers te laten kijken, beschikt Colmar opnieuw over bijkomende expertise zonder daarvoor intern extra capaciteit te moeten voorzien.
“Naast de financiële besparing hebben we door de samenwerking en jullie expertise in de dossiers intern meer rust.”
Voor Colmar zit de meerwaarde dus niet alleen in het bedrag dat op een contract wordt bespaard, maar ook in de zekerheid dat bestaande contracten opnieuw kritisch worden bekeken en dat er expertise beschikbaar is wanneer die intern ontbreekt.
Vertrouwen als basis voor een succesvolle samenwerking
Op de vraag wat Colmar zou zeggen tegen een organisatie die twijfelt om met Spendless samen te werken, benadrukt David Van den Weghe vooral het belang van een eerste gesprek en vertrouwen.
“Indien je contracten hebt waarvan je aanvoelt dat er eens naar gekeken moet worden, spreek Spendless aan en vraag of ze hierover expertise hebben. Indien zo, geef vertrouwen door deze info confidentieel te delen om dan nog te beslissen om al dan niet door te gaan.”
Ook benieuwd waar er binnen jouw organisatie besparingen mogelijk zijn?
Bestaande contracten worden vaak jarenlang verlengd zonder opnieuw naar de markt te kijken. Spendless analyseert meer dan 40 indirecte kostenposten en helpt bedrijven om mogelijkheden voor kostenbesparing te identificeren, contracten te optimaliseren en leveranciers opnieuw te onderhandelen.