Waarom indirecte kosten in zoveel bedrijven onder de radar blijven

Energie, telecom, afval, schoonmaak, verzekeringen, transport, printers, software. Afzonderlijk lijken het kleine posten. Samen vormen indirecte kosten vaak een aanzienlijk deel van de omzet, en toch krijgen ze in de meeste bedrijven weinig aandacht. Dit zijn de vijf valkuilen die we het vaakst tegenkomen.

1. Contracten worden stilzwijgend verlengd

Bij een verlenging kiest men meestal opnieuw voor de bestaande leverancier. Niet omdat die de beste optie is, maar omdat de tijd ontbreekt om de markt te bekijken. David Van den Weghe, CEO van Colmar Group, zegt het zo:

“Er werd te vaak beroep gedaan om te verlengen bij de bestaande leverancier, in plaats van, hoe klein of groot het contract is, de markt in te gaan en te kijken wat er mogelijk is.”

Toen Colmar het afvalcontract voor 13 restaurants in Frankrijk opnieuw tegen de markt hield, leverde dat meer dan 30% besparing op. Lees het volledige interview met Colmar hier.

2. Niemand is eigenaar van de kost

Veel kmo’s en middelgrote bedrijven hebben geen aankoopmanager voor indirecte kosten. De opvolging zit verspreid over facilitair, IT, HR en de boekhouding. Vertrekt een collega, dan verdwijnt ook de kennis over lopende contracten en opzegtermijnen.

3. Tijd gaat naar de dagelijkse operatie

Contracten analyseren, offertes vergelijken en onderhandelen vraagt tijd. En die gaat in de praktijk altijd eerst naar klanten, productie en personeel. Kostenoptimalisatie schuift zo elk jaar een plaats op in de prioriteitenlijst.

4. Zonder benchmark onderhandel je blind

Grote leveranciers hanteren vaak starre tarieven, tenzij je weet wat andere bedrijven betalen. Peder Wessel, Finance Director bij Seris Technology, merkte dat eigen onderhandelingen weinig opleverden: zonder de juiste benchmarkcijfers en onderhandelingstechniek beweegt een leverancier niet. Ook de kleine lettertjes, zoals volumeclausules, vragen specifieke kennis. Lees het volledige interview met Seris hier.

5. Facturen controleer je niet manueel

Telecomfacturen met tientallen gebruikers, kopieerkosten per klik, toeslagen op transport: manueel controleren is bijna onbegonnen werk. Fouten en oude tarieven blijven zo jarenlang doorlopen.

Wat verandert er in 2026?

Sinds 1 januari 2026 is B2B e-facturatie via Peppol verplicht in België. Dat is een kans: je facturen zijn voortaan gestructureerd en digitaal beschikbaar. Wie die data benut, krijgt veel sneller zicht op waar het geld naartoe gaat.

Hoe pak je indirecte kosten aan?

• Maak een lijst van al je lopende contracten, met opzegdatum en verantwoordelijke.
• Bekijk ook de kleinere posten: die zijn het langst niet tegen de markt gehouden.
• Vergelijk je tarieven met de markt voor je opnieuw tekent.
• Zorg dat een besparing ook gecontroleerd wordt op de factuur.

Geen tijd of expertise in huis? Bij een no cure no pay-audit van Spendless lichten we meer dan 50 kostendomeinen door. Je betaalt enkel op gerealiseerde besparing, en we ontvangen nooit commissie van leveranciers.

CTA: Benieuwd waar je organisatie kan besparen? Plan een vrijblijvend gesprek.